武昌首义学院建设项目工程档案管理办法

武昌首义学院建设项目工程档案管理办法 

第一章   总 则

第一条 为了加强和规范建设项目工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理工作服务。根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合武汉市城建档案管理的有关规定和基建处工作实际，制定本办法。

第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。

第三条 移交学校档案馆的工程档案根据学校档案馆的要求进行整理并办理移交手续，基建处内部的工程档案管理适用本办法。

第二章   管理体制

第四条 基建工程档案工作接受学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由兼职工程档案资料管理员负责管理工程档案资料。

第五条 基建工程档案工作是基建管理工作的重要组成部分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。基建处指定专人分管档案工作，协调各建设环节（综合计划、工程设计、施工管理、检查验收）按本办法的规定做好归档材料的收集、整理等有关工作。

第六条 工程档案资料管理员的职责是：

（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作。

（二）严格按本办法规定，认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。

（三）负责或协助有关单位向学校档案馆移交工程档案资料，并做好基建处档案资料的归档工作。

（四）负责基建处档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。

（五）定期检查档案装具及案卷的保管情况，防止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改。

（六）参加与档案管理相关的各种检查、评比和业务培训工作。

第七条 工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工验收之日起3个月内向学校档案馆移交档案资料，同时应做好基建处的工程档案资料归档工作。

第三章  档案分类及内容

第八条 基建工程档案分为基建手续、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等六部分。

1.基建手续是指从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中需要向教育主管部门、地方政府相关职能部门办理的各种手续。

2.合同管理的档案包含从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中形成的合同、协议、补充协议等资料。各合同的档案资料必须包含合同或协议审批文件、合同或协议、审计结果等。

3.竣工资料是指项目下各合同用于结算的相关材料，具体包含开工报告、竣工验收报告、设计变更、图纸会审纪要、材料设备签认单、现场签证单、工程联系单、工程洽商单和其他按规定需要归档的资料。

4.竣工图纸是工程竣工后项目实际施工情况的真实反映，包含建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、人防等各专业图纸，设计变更部分必须在竣工图上以工程绘图和文字说明的形式标注，附设计变更、工程联系单的编号。

5.结算资料是指除竣工资料、竣工图纸以外的其他用于结算的资料。

6.图纸电子文件是指项目设计的CAD电子版设计文件，包含总图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的设计文件。

第四章  档案收集和移交

第九条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按本办法第八条规定的分类办法及要求的内容进行认真收集。

第十条 工程档案的收集是基建处员工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全。

第十一条 工程档案资料管理员必须及时了解工程项目进展情况，督促有关人员及时移交归档材料，并根据本办法对移交的档案资料进行认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出的应及时向处长报告，及时协调解决。

第十二条 工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真办理移交手续。